SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN

SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN

A.    PENGERTIAN

Gaji dan upah merupakan balas jasa yang diterima karyawan atas pekerjaan yang dilakukannya. Bagi karyawan, gaji dan upah merupakan bentuk pengahrgaan atas pekerjaan dan prestasi kerjanya, selain itu merupakan salah satu motivasi bagi mereka. Lain halnya dengan perusahaan, bagi perusahaan gaji dan upah merupakan beban untuk mengahasilkan laba sehingga pengelolaannya harus dilakukan sedemikian rupa agar tetap efektif dan efisien.
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Gaji dan Upah : Sistem akuntansi gaji dan upah digunakan untuk menetapkan, menerapkan, dan mengevaluasi serta pembayaran yang tepat yang digunakan oleh pimpinan untuk pengambilan keputusan yang diperlukan, baik yang berkaitan dengan motivasi maupuntrainning atau development karyawan.

B.     DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

Dokumen atau formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dokumen sangat penting dalam akuntansi sebab untuk mencatat dan menghitung gaji dan upah menggunakan bukti-bukti yang terdapat pada dokumen.

1.      Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh Bagian Kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti misalnya Surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke Bagian Gaji Upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.

2.      Kartu jam hadir. Merupakan dakumen yang digunakan oleh Bagian Pencatat waktu untuk mencatat jam hadir tiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang dicap dengan mesin pencatat waktu.

3.      Kartu jam kerja. Merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi tenaga kerja langsung pada perusahaan yang diproduksinya berdasarkan pesanan.

4.      Daftar gaji dan daftar upah. Merupakan dokumen yang berjumlah gaji dan upah bruto tiap karyawan, dikurangi potongon-potongon berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran.untuk, organisasi karyawan, dan lain sebagainya.

5.      Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah. Merupakan ringkasan gaji dan upah per depertemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang berangkutan.Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.

6.      Surat pernyataan gaji dun upah. Dokumen ini dibuat oleh Bagian gaji dan Upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi tiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima tiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban tiap kargawan.

7.      Amplop gaji dan upah. Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada tiap karyawan, dalam amplop, gaji dan upah. Di halaman, muka amplop gaji dan upah tiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.

8.      Bukti kas keluar. Merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh Bagian utang kepada Bagian Kasa, berdasarkan infomasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari Bagian Gaji dan Upah.

C.     CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN

Akuntansi mempunyai fungsi dan peran bersifat keuangan yang sangat penting dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah meliputi:

1.      Jurnal Umum. Dalam gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja kedalam setiap departemen dalam perusahaan.

2.      Kartu harga pokok produk. Kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanantertentu.

3.      Kartu biaya. Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tiap departemen dalam perusahaan, Sumber informasi untuk pencatatan dalarn kartu, biaya ini adalah jurnal umum atau rekap daftar gaji dan upah.

4.      Kartu penghasilan karyawan. Merupakan catatan mengenai penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh tiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar, penghitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban tiap karyawan.Di samping itu, kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan.

D.    UNIT ORGANISASI YANG TERKAIT

Unit Organisasi yang terkait dalam Sistem Penggajian dan Pengupahan adalah:

1.      Bagian Kepegawaian. Bagian Kepegawaian memegang peranan yang penting dalam kegiatan penggajian dan pengupahan. Bagian ini bertugas untuk, mencari karyawan baru, menyeleksi calon, karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat Surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.

2.      Bagian Pencatat Waktu. Bagian pencatat waktu bertugas untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir, bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengawasan intern yang baik menyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh penyelia (super-visors) atau oleh karyawan yang bertanggung jawab terhadap pernbuatan daftar gaji dan upah.

3.      Bagian Gaji dan Upah. Berfungsi untuk menghitung penghasilan tiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Hasil perhitungan ini dituangkan dalam daftar gaji dan upah untuk kemudian diserahkan kepada Bagian Utang guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.

4.      Bagian Utang.Berfungsi untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bagian ini membuat bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada Bagian Kasa untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut.

5.      Bagian Kasa. Berfungsi untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukan kedalam amplop gaji dan upah tiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

6.      Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya. Berfungsi untuk mencatat distribusi biaya kedalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik).

7.      Bagian Jurnal, Buku Besar, Laporan. Berfungsi untuk mencatat gaji dan upah dalam jurnal umum.

E.     DISTRIBUSI GAJI DAN UPAH

Distribusi gaji dan upah ditujukan untuk menghasilkan laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnya (gaji dan upah, tunjangan makan, tunjangan lembur, biaya kesejahteraan karyawan), menurut hubungannya dengan departmen, kegiatan, order produksi, atau kombinasi diantara berbagai jenis klasifikasi tersebut.

Distribusi biaya gaji dan upah umumnya dilakukan dengan metode berikut :

1. Metode Rekening Berkolom

Jika misalnya manajemen menginginkan laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnya per departmen, maka laporan ini dapat dihasilkan dengan menyediakan rekening biaya berkolom untuk setiap departmen dalam buku pembantu biaya. Pada akhir bulan, setiap kolom rupiah dalam rekening berkolom dijumlah, dan hasilnya disajikan dalam laporan biaya tenaga kerja per departmen. Media yang dipakai sebagai sumber informasi untuk posting kedalam rekening berkolom ini adalah rekap daftar gaji dan upah atau jurnal umum.

2. Metode Summary Strip : tiket tunggal

Distribusi biaya upah langsung dapat dilakukan dengan membuat kartu jam kerja untuk setiap order produksi. Kartu jam kerja ini kemudian diisi dengan tarif upah karyawan yang bekerja untuk order produksi tersebutdan dikalikan jumlah jam kerja, serta disimpan dalam arsip sementara menurut order produksi. Lihat contoh 1 secara periodik kartu jam kerja ini ditotal jumlah rupiahnya, dan dicatat dalam kartu harga pokok produk. Untuk tenaga kerja tak langsung, kartu jam kerjanya diisi dengan tarif upahnya kemudian disortasi menurut klasifikasi biaya tenaga kerja menurut jenis dan departmen. Jumlah rupiah biaya tenaga kerja tak langsung menurut klasifikasi jenis dan deprtmen tersebut diringkas dan diposting kedalam summary strip, yang sekaligus berfungsi sebagai laporan biaya tenaga kerja.

3. Metode Distribusi dengan Komputer

Metode distribusi pendebitan yang timbul dari transaksi penggajian dan pengupahan dengan menggunakan komputer dilakukan dengan memberi kode transaksi yang terjadi sesuai dengan klasifikasi yang diinginkan. Jika transaksi sudah diberi kode dengan benar, proses sortasi akan dilakukan oleh komputer melalui program. Oleh karena itu, titik berat kegiatan distribusi biaya gaji dan upah terletak pada kerangka pemberian kode terhadap transaksi gaji dan upah.

F.      FLOWCHART

Keterangan flowchart penggajian:

1.      Karyawan. Karyawan membuat data diri yang dirangkap menjadi 1, lembar pertama dikirim ke PSDM/HCD, lembar kedua sebagai dasar melakukan presensi yang diserahkan ke PSDM/HCD. Setelah diproses, slip gaji yang telah divalidasi oleh Pimpinan di serahkan bersama dengan uang/gaji oleh PSDM/HCD.

2.      PSDM/HCD. Setelah menerima data karyawan dan hasil presensi, PSDM/HCD merekap presensi, rekapan tersebut diberikan ke bagian keuangan. PSDM/HCD merupakan bagian yang memberikan slip gaji yang telah divalidasi beserta dengan uang.

3.      Bagian Keuangan. Rekap presensi yang diterima dari PSDM/HCD, oleh Bagian keuangan dibuat slip gaji yang dirangkap 3, lembar pertama sebagai dasar bagian keuangan membuat laporan penggajian, lembar kedua sebagai arsip, dan lembar ketiga diserahkan ke Manajer.

4.      Pimpinan. Setelah menerima slip gaji dari keuangan, manajer memvalidasi sehingga menjadi slip gaji yang telah divalidasi menjadi 2 rangkap, lembar pertama sebagai arsip, lembar kedua diberikan ke PSDM/HCD yang nantinya akan diserahkan ke karyawan. Manajer juga menerima laporan penggajian dari bagian keuangan.

Keterangan flowchart lembur:

1.      Manajer. Manajer menyiapkan form lembur yang diberikan ke customer. Manajer menerima slip gaji lembur 2 rangkap dari bagian keuangan yang divalidasi sehingga menjadi slip gaji lembur yang telah divalidasi yang dikembalikan ke bagian keuangan sebanyak 2 rangkap. Manajer menerima Laporan penggajian lembur karyawan yang divalidasi lalu dijadikan arsip.

2.      Bagian Keuangan. Rekap lembur yang diterima dari PSDM/HCD diproses menjadi slip gaji lembur 3 rangkap. Slip 1 dan 2 diberikan ke Manajer, sedangkan lembar ketiga sebagai arsip. Slip gaji lembur yang telah divalidasi, lembar pertama sebagai dasar pembuatan laporan penggajian lembur karyawan, sedagkan lembar kedua diberikan ke karyawan beserta dengan uang.

3.      PSDM/HCD. Menerima form lembur karyawan yang telah diisi oleh karyawan, lalu merekapnya sehingga menghasilkan rekap lembur rangkap 2, lembar pertama untuk bagian keuangan, lembar kedua sebagai arsip.

4.      Karyawan. Karyawan menerima form data lembur dari Manajer, lalu diisi dan lembar pertama diberikan ke PSDM/HCD sedangkan lembar kedua sebagai arsip. Setelah diproses, karyawan menerima slip gaji lembur yang telah divalidasi beserta uang dari Bagian Keuangan.