SIstem Pembelian Tunai

KELOMPOK 15:

1.      NURHAYATI                                               15061248

2.      I WAYAN PERAMANA                              15061249

3.      PAULINCE GRACE SIGIRO                      15062064

4.      DWI HARTATI                                             15062247

MATAKULIAH: SISTEM AKUNTANSI

SISTEM PEMBELIAN TUNAI

Sistem Pembelian Tunai yaitu pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan mengeluarkan kas untuk pembayaran barang yang dibeli untuk keperluan aktivitas perusahaan dan untuk barang persediaan.

A.    Unit Organisasi yang Terkait

Adapun yang menjadi fungsi yang terkait pada transaksi pembelian secara tunai adalah sebagai berikut :

1.       Fungsi Gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggungjawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung pakai (tidak diselanggarakan persediaan di barang digudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.

2.       Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3.       Fungsi Penerimaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari retur penjualan.

4.       Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam registrasi bukti kas keluar untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.

B.     Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Pembelian Tunai

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian tunai dan kredit adalah sebagai berikut :

1.      Surat Permintaan Pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.

2.      Surat Permintaan Penawaran Harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi(tidak repetitif).

3.      Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah ditentukan. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan yaitu:

a.       Tembusan pengakuan oleh pemasok yang dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tercantum dalam dokumen tersebut.

b.      Tembusan bagi unit peminta barang

Dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.

c.       Arsip tanggal penerimaan

Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak dating pada waktu yang telah ditetapkan.

d.      Arsip pemasok

Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.

e.       Tembusan fungsi penerimaan

Dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.

4.      Laporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

5.      Surat Perubahan Order Pembelian

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian(substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.

Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian yang dibuat dengan jumlah lembar tembusan yang sama dan dibagikan kepada pihak yang sama dengan yang menerima surat order pembelian.

6.      Bukti Kas Keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. selain itu berfungsi juga sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepda pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remmittance advice)

C.    Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah sebagai berikut:

1.      Register bukti kas keluar

Dokumen ini merupakan jurnal yg digunakan utk mencatat transaksi pembelian jika perusahaan menggunakan voucher payable procedure (prosedur voucher hutang).

2.      Jurnal Pembelian

Berguna untuk mencatat transaksi pembelian jika perusahaan menggunakan account payable procedure (prosedur hutang dagang).

3.      Buku Pembantu utang

Digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok.

4.      Buku Pembantu Persediaan

Digunakan untuk mencatat biaya persediaan yang dibeli oleh perusahaan.

D.    Flowchart

Diagram alir untuk proses Pembelian tunai

1)      Bagian Gudang melakukan pengecekan barang.

2)      Bagian Gudang membuat Form Permintaan Barang (FPB) rangkap 2. Form ke-1 diserahkan ke bagian pembelian dan satunya di arsip.

3)      Bagian Pembelian melakukan pencarian harga barang dan membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH).

4)      SPPH dibuat rangkap 2, yang satu dikirim ke Supplier (pemasok) dan satunya di arsip.

5)      Berdasarkan SPPH, pemasok membuat Surat Penawaran Harga (SPH) rangkap 2. Surat ke-1 dikirim ke bagian pembelian dan satunya disimpan.

6)      Berdasarkan SPH, bagian Pembelian melakukan pencarian harga yang cocok dan membuat Surat Order Pembelian (SOP) rangkap 3

7)      SOP ke-1 dikirim ke bagian penerimaan, SOP ke-2 dikirim ke Supplier dan sisanya di arsip.

8)      Suplier mengirim Barang dan Surat Penerimaan Barang (SPB) dan diterima oleh bagian penerimaan.

9)      Berdasarkan SOP dan SPB, bagian penerimaan melakukan pengecekan/pengocokan barang yang dikirim. Selanjutnya membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) rangkap 2. LPB ke-1 diberikan ke bagian gudang dan satunya di arsip.

10)  Bagian gudang mencocokan FPB dengan LPB dan memasukkan datanya ke Kartu Gudang (KG).